코로나 19를 겪으면서 원격수업과 재택근무가 널리 퍼졌습니다. 어색하고 우왕좌왕 하던 처음과 달리 다양한 화상회의 프로그램들이 우리 주변에 자리를 잡으며 디지털 시대의 도래와 함께 비대면 소통 방식인 화상 회의가 점점 더 중요해지고 있습니다.
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet와 같은 다양한 화상 회의 플랫폼을 이용하면서, 우리는 물리적인 거리를 넘어 효과적으로 소통할 수 있는 기회를 얻었습니다. 그러나 이러한 비대면 회의는 일반 대면 회의와는 다른 특성을 가지고 있으며, 원활한 대화를 위해서는 특정한 에티켓과 대화법을 지켜야 합니다. 이 글에서는 비대면 회의 프로그램의 종류, 일반 대면 회의와의 차이점, 화상 회의에서 지켜야 할 에티켓 및 올바른 대화법에 대해 살펴보겠습니다.
비대면 회의 프로그램의 종류
Zoom
Zoom은 가장 널리 사용되는 화상 회의 플랫폼 중 하나로, 사용자 친화적인 인터페이스와 다양한 기능을 제공합니다. 회의, 웹 세미나, 그룹 통화 등이 가능하며, 최대 1,000명까지 참여할 수 있습니다. 화면 공유, 화이트보드 기능, 채팅 기능 등 다양한 도구를 제공하여 협업을 촉진합니다.
Zoom은 유료버전과 무료버전을 제공합니다. 회의 시간과 참가자 수에 차이가 있습니다.
무료버전: 1:1 회의는 시간 제한이 없지만, 그룹 회의(3명 이상)는 최대 40분까지 가능합니다. 최대 100명까지 참가할 수 있습니다.
유료버전: 그룹 회의 시간 제한이 없으며, 원하는 만큼 회의를 계속할 수 있습니다. 기본 요금제인 Pro에서는 최대 100명, Business 요금제에서는 최대 300명, Enterprise 요금제에서는 최대 500명까지 참가할 수 있습니다.
Microsoft Teams
Microsoft Teams는 Microsoft의 협업 플랫폼으로, 화상 회의 외에도 채팅, 파일 공유, 팀 협업 기능을 통합하여 제공합니다. 특히 Office 365와의 연동이 강력하여, 문서 작업과 회의를 원활하게 연결할 수 있습니다. 팀원 간의 소통을 강화하는 데 유용합니다.
Google Meet
Google Meet은 Google Workspace의 일환으로 제공되는 화상 회의 서비스입니다. 사용자는 Gmail과 Google Calendar를 통해 쉽게 회의를 설정하고 참여할 수 있습니다. 보안성이 높고, 실시간 자막 기능이 있어 언어 장벽을 줄이는 데 도움을 줍니다.
Cisco Webex
Cisco Webex는 기업 사용자를 위한 고급 기능을 갖춘 화상 회의 플랫폼으로, 대규모 회의와 보안 기능에 강점을 가지고 있습니다. 화이트보드, 화면 공유, 녹화 기능 등 다양한 도구를 제공하여 비즈니스 환경에서 유용하게 사용됩니다.
일반 대면 회의와의 차이점
화상 회의는 일반 대면 회의와 몇 가지 중요한 차이점이 있습니다.
비언어적 신호의 제한
대면 회의에서는 표정, 제스처, 몸짓 등을 통해 비언어적 신호를 전달할 수 있지만, 화상 회의에서는 이러한 신호가 제한됩니다. 카메라와 마이크의 품질에 따라 상대방의 반응을 정확히 파악하기 어려울 수 있습니다.
기술적 문제
화상 회의에서는 인터넷 연결, 소프트웨어 오류, 장비 문제 등 기술적 문제가 발생할 수 있습니다. 이러한 문제는 회의의 흐름을 방해하고, 참석자들의 집중력을 떨어뜨릴 수 있습니다.
집중력 분산
대면 회의에서는 참석자들이 직접적인 상호작용을 통해 집중력을 유지할 수 있지만, 화상 회의에서는 주변 환경이나 다른 화면의 방해로 인해 집중력이 분산될 수 있습니다.
화상 회의에서 지켜야 할 에티켓
사전 준비
회의 전에 필요한 자료나 문서를 미리 준비하고, 회의 주제에 대한 이해를 높여야 합니다. 예를 들어, "오늘 회의에서는 마케팅 전략을 논의할 예정이니, 관련 자료를 미리 검토해 주세요"라는 메시지를 회의 초대장에 포함시킵니다. 또한 회의 방과 회의 주제를 설정하는 항목에도 회의 주제가 명확히 드러날 수 있도록 해야 합니다.
적절한 환경 설정
회의 중에는 조용하고 방해받지 않는 환경을 선택해야 합니다. 배경이 깔끔한 곳에서 회의에 참석하고, 시끄러운 소음이 없는지 확인합니다. 예를 들어, "회의 중에 아이들이 소란을 피우지 않도록 미리 조치를 취해 주세요"라고 안내할 수 있습니다. 깨끗한 배경에서 접속이 어렵다면 환경 설정을 통해 뒷 배경을 바꿀 수 있도록 미리 세팅합니다.
카메라 사용
화상 회의에서는 가능한 한 카메라를 켜고 참석하는 것이 좋습니다. 온라인 상에서 회의는 일반 오프라인 회의에 비해 집중도가 다소 떨어질 수 있습니다. 카메라를 켜고 참석하는 것이 회의 집중도를 높일 수 있기에 "모두 카메라를 켜 주시면 좋겠습니다. 서로의 얼굴을 보며 대화하면 더 좋을 것 같습니다!"라는 발언을 통해 참석자들에게 카메라 사용을 독려합니다.
음소거 사용
회의 중에는 필요하지 않은 경우 마이크를 음소거 상태로 유지해야 합니다. "원활한 회의 진행을 위해 현재 발언하지 않는 분들은 마이크를 음소거로 설정해 주세요."라고 설명합니다. 회의 참석자가 마이크 음소거를 찾지 못할 경우에는 회의 진행자(호스트)가 강제로 음소거를 활성화시킵니다.
화상회의에서 올바른 대화법
명확한 의사 전달
발언할 때는 간결하고 명확하게 자신의 의견이나 정보를 전달해야 합니다. "이번 프로젝트의 목표는 매출 20% 증가입니다. 이를 위해 세 가지 전략을 제안드립니다"와 같은 구체적인 문장을 사용합니다. 또한 컴퓨터 내 마이크를 통해 음성이 전달되기 때문에 평상시보다 큰 목소리와 발음에 신경써야 합니다.
적극적인 경청
상대방의 발언을 경청하는 태도를 보여야 합니다. 상대방이 말할 때는 중간에 끼어들지 않고, 발언이 끝난 후 "그 말씀에 대해 더 이야기해 주실 수 있나요?"와 같은 질문으로 대화를 이어갑니다. 화상회의는 서로의 목소리가 겹치지 않도록 항상 신경써야 합니다.
질문과 피드백
회의 중에 질문이 생기거나 의견이 있을 경우, 적극적으로 질문하고 피드백을 주는 것이 좋습니다. "이 부분에 대해 제가 이해한 것이 맞는지 확인하고 싶습니다. 'A'에서 'B'로 넘어가는 과정이 이렇게 진행되는 건가요?"와 같은 질문을 통해 명확한 이해를 도모합니다.
시간 관리
회의 시작 전 아젠다를 공유하고, 각 주제별로 시간을 정해놓는 것이 좋습니다. "오늘 회의는 1시간으로 예정되어 있으며, 각 주제에 대해 15분씩 할당하겠습니다. 시간을 잘 지켜서 효율적인 회의를 진행합시다"라고 안내합니다.
화상 회의는 현대 비즈니스 환경에서 중요한 소통의 수단으로 자리 잡고 있습니다. Zoom, Microsoft Teams, Google Meet 등 다양한 플랫폼을 통해 우리는 물리적 거리를 넘어 효과적으로 소통할 수 있습니다. 그러나 화상 회의는 일반 대면 회의와는 다른 특성을 가지고 있으며, 원활한 대화를 위해서는 특정한 에티켓과 대화법을 준수해야 합니다. 사전 준비, 적절한 환경 설정, 카메라 사용, 음소거 활용 등 기본적인 에티켓을 지키고, 명확한 의사 전달, 적극적인 경청, 질문과 피드백, 시간 관리 등을 통해 화상 회의를 더욱 효과적으로 운영할 수 있습니다. 이러한 요소들은 비대면 회의의 품질을 높이고, 참석자 간의 유대감을 강화하는 데 기여할 것입니다.